Ante la posibilidad de enfrentarse a una inspección de trabajo por parte de la Seguridad Social, mucho autónomos y PYMES están algo desorientados al respecto, ya que desconocen que acciones pueden ser motivos de sanción, cómo deben actuar ante la misma, o simplemente qué documentación deben tener a mano en el momento de la inspección.
Hoy en Axesor Toletum, vamos a ayudarte a responder a cada una de estas preguntas o dudas que te puedan surgir, ya que con la nueva normativa de registro de la jornada laboral, puede que te enfrentes próximamente a una inspección laboral.
¿Quién puede verse afectado por una inspección de trabajo?
La inspección de trabajo es un proceso sistemático de la Seguridad Social para controlar que se desarrollan correctamente las condiciones laborales establecidas en vigencia, la cual puede afectar a cualquier empresa o sociedad que cuente con empleados. Se realiza con el fin de detectar posibles desviaciones y para velar por el cumplimiento de la normativa, además de ayudar y asesorar a los negocios con la información necesaria para desarrollar su actividad cumpliendo todos los aspectos legales.
En resumen, cualquier negocio, autónomo, sociedad o asociación que cuente con empleados contratados puede verse obligado a esta inspección.
¿La inspección de trabajo puede deberse a una denuncia?
La respuesta es sí. Además, existen dos formas de advertir a la Seguridad Social de que en una empresa o sociedad de cualquier tipo no se respeta la ley en materia laboral.
Una de ellas es de forma anónima y online, a través del Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral, y la otra vía por la que se puede realizar es presentando una denuncia formal ante la Inspección de Trabajo, la cual se debe realizar personalmente, con identificación y firma del denunciante.
Por otro lado, no es necesario que haya una denuncia para verse afectado por una inspección de trabajo, ya que se trata de un proceso rutinario, la cual no tiene la obligación de realizar ningún preaviso, y que pille por sorpresa.
¿Qué debes hacer ante una inspección de trabajo?
Lo primero que debes hacer es mostrarte colaborativo con la persona que realice la inspección. No puedes negarte, ya que obstruirías su trabajo, y este puede, incluso, solicitar ayuda a las fuerzas de seguridad y entrar sin tu consentimiento.
El/la inspector/a de trabajo podrá solicitar, además de acceso a cualquiera de tus instalaciones de tu centro de trabajo, que cualquier empleado de la misma le acompañe, a lo cual está obligado.
Los únicos autónomos que contarán con un aviso serán aquellos que trabajan desde casa, ya que el inspector de trabajo necesitará permiso o una autorización judicial para poder acceder a realizar la inspección de trabajo.
Además, podrá solicitar que le facilites documentación, que le acompañes en su visita a tu negocio, la identificación de las personas presentes en el centro, que acudas a las oficinas públicas, recoger muestras o métricas de tu empresa, evaluar el local, etc.
¿Qué documentación pueden solicitarme en la inspección de trabajo?
La documentación, la cual deberás guardar como mínimo durante 4 años, es:
- Escritura de constitución de la sociedad
- Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
- Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
- Inscripción en el IAE
- Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
- Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social
- Documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección
- Cuadro donde se refleje el horario de los empleados y un calendario laboral
- Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el resguardo de comunicación
- Nóminas de salarios
¿Qué ocurre si no se cumple la normativa en la inspección de trabajo?
Si durante la inspección de trabajo, se determina que no se cumple debidamente la normativa y la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, se procederá al requerimiento de subsanación de las incidencias y, normalmente, la imposición de una sanción correspondiente, así como el plazo en el que quedas obligado a reparar las irregularidades.
Desde Axesor Toletum te animamos a contar con un equipo de asesores que se encarguen de gestionar todas las obligaciones de tu negocio a nivel laboral (además de fiscal y contable), para que puedas ahorrarte sustos en cuanto a una posible inspección de trabajo y, lo peor, sus consecuencias. ¿A qué esperas para ponerte en contacto con nosotros?
